Le numérique au cœur d’une stratégie flex office réussie

Le flex office permet une sobriété immobilière adaptée aux nouveaux usages

Tout d’abord, le flex office n’a pas attendu la crise sanitaire pour se développer. Il présente de nombreux avantages qui ont convaincu les Directions immobilières :

• Financier : rationaliser l’espace en réduisant les surfaces et en maximisant leurs usages.
• Environnemental : optimiser l’impact environnemental, tant au niveau de la construction que de l’exploitation.
• Expérientiel : Faire mieux avec moins en offrant aux collaborateurs un panel de services différenciants.
• Flexibilité : repenser les modes de fonctionnement : décloisonnement, mélange des équipes, développement du collectif et collaboratif…
• Image de marque : valoriser une culture d’entreprise en favorisant les liens sociaux.

Après la crise sanitaire, le retour au bureau s’est fait progressivement, mais pas au niveau d’antan : beaucoup d’entreprises ont mis en place des politiques de 2 jours de télétravail par semaine. Le corollaire est un moindre besoin d’espace et donc parfois une réduction de l’empreinte immobilière au plus « juste » avec une densification de collaborateurs via un recours au flex office et jusqu’à 0,6 poste de travail par collaborateurs.

Le numérique, levier essentiel au service du flex office

Mettre en place du flex office ne se fait pas simplement. Plusieurs dimensions sont à adresser de concert : travaux d’aménagement et space planning, management et gestion du travail et des équipes, appartenance et engagement, outils bureautiques et collaboratifs, et bien sûr gestion des espaces et des flux de personnes.

Sur ce point, la non-attribution des postes et la densification de collaborateurs impliquent des problématiques de pilotage ainsi qu’une gestion des pics de fréquentation sur les ressources des sites : postes, salles de réunion, restauration, parking…

Pour répondre à ces enjeux, diverses solutions numériques ont été développées et visent à fournir aux collaborateurs, exploitants, Directions immobilières ou foncières des fonctionnalités pour l’utilisation des espaces :

• Gérer au mieux les pics de fréquentation en permettant des accès différenciés par équipe et par jour de la semaine ou en dirigeant dynamiquement les collaborateurs vers les espaces libres.
• Modérer les « no show » via des systèmes de notifications ou de contrôle, utilisant des données issues des outils RH pour la déclaration de jours télé-travaillés ou des systèmes embarqués sur sites comme les systèmes d’accès ou des détecteurs de présence.
• Accompagner les collaborateurs moins ouverts au flex office.

Par ailleurs, les Directions immobilières peuvent utiliser les données pour comprendre l’intensité d’usages des espaces et concentrer certaines prestations sur les plus utilisés ou en fermer temporairement d’autres, ce qui réduit les dépenses énergétiques et coûts d’exploitations.

Pour Antoine Hamelin, Sales manager chez Jooxter, la donnée est clé pour aller plus loin dans la compréhension et dans l’optimisation des espaces : « L’outil doit correspondre à l’organisation souhaitée par l’entreprise. En facilitant la collaboration et l’organisation quotidienne de l’employé “hybride”, l’adoption du digital amène une donnée fiable qui peut être valorisée. L’un de nos clients a pu réduire de 30% ses espaces malgré une croissance des effectifs, d’autres font évoluer leurs surfaces pour absorber des pics de fréquentation, ou ont fermé temporairement le chauffage sur des étages inoccupés les vendredis cet hiver. La donnée est tangible, facilite les prises de décision et permet de faire mieux avec autant, voire moins ».

Diverses solutions pour autant de contextes immobiliers et numériques

Les fournisseurs de solutions sont multiples et issus d’horizons différents :

• Pure players : la forte demande a fait émerger des pure players qui ont développé des solutions centrées sur la gestion du flex office avec comme caractéristiques souplesse, ergonomie et couverture fonctionnelle.
• RH : les fournisseurs de SIRH gérant notamment les déclarations de télétravail ont étendu le suivi du présentiel sur site et la gestion du flex office.
• GMAO, IWMS et autres outils orientés exploitation des bâtiments : les GMAO fournissent historiquement des modules de gestion des ressources et c’est logiquement qu’elles se sont positionnées sur le flex office. Des acteurs positionnés sur la gestion des données et/ou de smart building adressent également le flex office.

Parmi ce champ des possibles se pose alors, pour les Directions immobilières, le choix de la meilleure approche pour adresser le passage au flex office et sa gestion au quotidien. Ce choix se fait principalement sur la base du contexte technique existant incluant notamment les solutions RH, bureautiques et les systèmes déployés sur les bâtiments.

Par exemple, une intégration native avec ces solutions doit être privilégiée pour maximiser le croisement des données et les usages associés. Aujourd’hui, nombre des solutions de flex office sont, en effet, intégrées avec les outils bureautiques et collaboratifs et les outils RH.

En outre, l’adoption de la solution ne sera un succès que si c’est celle-ci est largement utilisée. Pour ce faire, elle doit l’être d’une façon la plus transparente possible en ajoutant le moins d’étapes ou d’actions supplémentaires pour les utilisateurs. En un mot, elle doit s’intégrer naturellement aux « parcours » collaborateurs et à la culture de l’entreprise.

Enfin, l’outil numérique ne fait pas tout. Un effort de conduite du changement, notamment de formation et de sensibilisation, doit être réalisé et maintenu dans le temps. Il arrive souvent que des entreprises aient déployé des outils élaborés mais qui ne sont pas utilisés – donc profitables – soit parce que par construction ils n’étaient pas adaptés au contexte, soit parce que la conduite du changement n’a pas été au niveau.

Une tribune proposée par :
Julien Collin – Directeur chez Bartle
Antoine Taloud – Senior consultant chez Bartle